Hoe vaak moet een VvE het trappenhuis schoonmaken? Daarvoor bestaat geen universeel aantal schoonmaakbeurten. Een drukke entree kan vaker aandacht nodig hebben dan een hoger gelegen bordes of een weinig gebruikte bergingsgang. De juiste frequentie hangt af van het gebouw, het gebruik, de vervuiling en het afgesproken kwaliteitsniveau.
Een bruikbaar schoonmaakprogramma bevat daarom geen algemene frequentie voor het hele complex. Leg per ruimte vast welke taken worden uitgevoerd, wanneer periodiek onderhoud nodig is en hoe de VvE controleert of het resultaat voldoende blijft.
Bestaat er een verplichte schoonmaakfrequentie voor een VvE?
Voor reguliere gemeenschappelijke ruimten in woongebouwen is in de landelijke wet- en regelgeving geen algemene tabel opgenomen met een vast aantal schoonmaakbeurten per week of maand. Concrete verplichtingen kunnen wel voortvloeien uit het splitsingsreglement, besluiten van de VvE, contractuele afspraken en specifieke veiligheids- of gebruiksregels.
De VvE voert in beginsel het beheer over de gemeenschap, met uitzondering van de gedeelten die bestemd zijn om als afzonderlijk geheel te worden gebruikt. Welke gedeelten gemeenschappelijk zijn, volgt met name uit de splitsingsakte en splitsingstekening.
Wie over het schoonmaakprogramma, de opdracht en de uitgaven beslist, hangt daarnaast af van de wet, het splitsingsreglement, eventuele huishoudelijke regels, de begroting en de mandaten en besluiten binnen de VvE. Niet ieder operationeel besluit hoeft afzonderlijk door de vergadering te worden genomen wanneer het bestuur of een beheerder binnen een verleend mandaat handelt.
Hoe bepaalt u hoe vaak het trappenhuis moet worden schoongemaakt?
Begin niet met een willekeurig aantal beurten, maar beoordeel eerst waar en hoe snel vervuiling ontstaat. De volgende factoren zijn daarbij relevant:
- Aantal bewoners en bezoekers: meer loopbewegingen kunnen zorgen voor meer zand, stof, vlekken en afval.
- Gebruiksintensiteit: een hoofdingang en centrale lift worden doorgaans intensiever gebruikt dan een afgelegen bergingsgang.
- Ligging: groen, bouwactiviteiten, drukke wegen en andere omgevingsfactoren kunnen extra vuil veroorzaken.
- Seizoen en weer: regen, bladeren, strooizout en modder kunnen vooral de entree en onderste verdiepingen zwaarder belasten.
- Huisdieren: haren, pootafdrukken en geuren kunnen aanleiding geven om het programma aan te passen.
- Materialen: tapijt, natuursteen, gladde vloeren, glas en metalen liftpanelen vragen ieder om een geschikte werkwijze.
- Gedrag en incidenten: gemorste vloeistoffen, verkeerd aangeboden afval en verhuisbewegingen passen niet altijd binnen de reguliere ronde.
- Gewenst kwaliteitsniveau: spreek af hoe schoon en representatief de gemeenschappelijke ruimten gedurende de periode tussen twee beurten moeten blijven.
Het aantal bezoeken zegt op zichzelf weinig. Ook de taakinhoud, beschikbare tijd, gebruikte methode en inzet van periodiek onderhoud bepalen het resultaat.
Schoonmaakbehoefte per gemeenschappelijke ruimte
Iedere ruimte heeft een eigen gebruiks- en vervuilingspatroon. De onderstaande aandachtspunten helpen om per zone een passende frequentie vast te stellen, zonder een niet-onderbouwde standaardfrequentie als norm te gebruiken.
Entree en trappenhuis
De entree vangt veel buitenvuil op en kan daardoor sneller vervuilen dan de hogere verdiepingen. Het kan doelmatiger zijn om de entree, begane grond en onderste traptreden extra aandacht te geven dan om bij iedere beurt het volledige gebouw op dezelfde manier te behandelen.
Een reguliere schoonmaakronde kan, afhankelijk van de opdracht, bestaan uit:
- vegen, stofwissen of stofzuigen van vloeren en traptreden;
- moppen van daarvoor geschikte vloeroppervlakken;
- afnemen van trapleuningen, vensterbanken en bereikbare randen;
- verwijderen van zichtbaar spinrag;
- reinigen van entreedeuren en plaatselijk verwijderen van vlekken op glas;
- legen van aanwezige afvalbakken;
- signaleren van opvallende vervuiling, schade of achtergelaten afval.
Entreematten kunnen de verspreiding van vuil beperken, maar moeten zelf eveneens in het werkprogramma worden opgenomen.
Lift
Bij de lift vallen vingerafdrukken, vlekken en vuil op de vloer snel op. Beoordeel daarom niet alleen hoe vaak een volledige liftreiniging nodig is, maar ook of tussentijdse plaatselijke reiniging wenselijk is.
Leg vast of de liftvloer, spiegel, deuren, wanden en bedieningspanelen binnen de opdracht vallen. De gekozen reinigingsmethode moet geschikt zijn voor het materiaal. Technische delen en liftschachten behoren niet vanzelfsprekend tot de reguliere schoonmaakopdracht en moeten afzonderlijk worden afgebakend.
Galerijen en portieken
Open galerijen en portieken worden beïnvloed door wind, regen, bladeren en vogelvervuiling. Daardoor kan de benodigde inzet per seizoen veranderen. Vegen, los afval verwijderen, plaatselijk reinigen en spinrag verwijderen kunnen onderdeel zijn van de reguliere ronde.
Intensieve vloerreiniging, het verwijderen van aanslag en de behandeling van hardnekkige vervuiling kunnen beter als periodieke of afzonderlijke werkzaamheden worden vastgelegd.
Bergingsgangen en fietsenstallingen
Bergingsgangen worden niet altijd even intensief gebruikt. In een inpandige fietsenstalling kan vervuiling door banden en veel loopverkeer juist sneller ontstaan. Kijk daarom naar het werkelijke gebruik in plaats van automatisch dezelfde frequentie als voor het trappenhuis te kiezen.
Maak vooraf duidelijk of alleen de vrije vloer wordt gereinigd. Fietsen, privé-eigendommen en andere obstakels kunnen de uitvoering beperken. Leg ook vast wie verantwoordelijk is voor het toegankelijk maken van de ruimte.
Containerruimte
De schoonmaakbehoefte van een containerruimte hangt samen met het gebruik, de afvalinzameling en de mate van vervuiling. Los afval verwijderen en de vloer reinigen kunnen in de reguliere opdracht worden opgenomen. Een grondige reiniging van vloeren, wanden of containers kan als periodieke taak worden gepland.
Terugkerende geur of vervuiling wordt niet altijd opgelost door vaker schoon te maken. Overvolle containers, lekkage, verkeerd aangeboden afval of een onpraktische inrichting kunnen ook organisatorische maatregelen van de VvE of beheerder vereisen.
Houd rekening met regels voor vluchtroutes
Voor gemeenschappelijke verkeersruimten in woongebouwen waardoor een vluchtroute voert, gelden specifieke regels uit het Besluit bouwwerken leefomgeving. Daar mogen onder meer geen brandgevaarlijke afvalstoffen of objecten staan. Objecten mogen de vlucht evenmin belemmeren. Deze regels gelden niet automatisch voor iedere gang of buitenruimte; de wettelijke criteria en de concrete situatie zijn bepalend.
Of een specifieke situatie aan de regels voldoet, is uiteindelijk ter beoordeling van het bevoegd gezag, doorgaans de gemeente. Een schoonmaakbedrijf kan achtergelaten afval of andere afwijkingen signaleren en zaken verwijderen voor zover dit binnen de opdracht valt, maar stelt niet zelfstandig de juridische brandveiligheid van het gebouw vast.
Maak onderscheid tussen reguliere en periodieke werkzaamheden
Een goed schoonmaakplan maakt duidelijk onderscheid tussen terugkerende taken, periodieke werkzaamheden en incidenteel meerwerk. Zo voorkomt u dat werkzaamheden stilzwijgend worden verwacht terwijl ze niet in de opdracht of prijs zijn opgenomen.
Reguliere werkzaamheden kunnen bestaan uit vegen, stofwissen, stofzuigen en moppen, oppervlakken afnemen, afvalbakken legen, spinrag verwijderen en zichtbare vlekken behandelen.
Periodieke werkzaamheden zijn bijvoorbeeld grondige vloerreiniging, vloerbehandeling, intensieve reiniging van entreematten, het wassen van grotere glasoppervlakken en het verwijderen van opgebouwde aanslag. Voor specialistisch vloeronderhoud in gemeenschappelijke ruimtes moeten het materiaal, de conditie en het gewenste resultaat vooraf worden beoordeeld.
Ook glasbewassing krijgt bij voorkeur een eigen planning. Binnenbeglazing, entreeglas en buitenbeglazing vervuilen niet in hetzelfde tempo en zijn niet altijd op dezelfde manier bereikbaar. Leg daarom afzonderlijke afspraken vast over professionele glasbewassing.
Wanneer moet de VvE het schoonmaakprogramma aanpassen?
Eenmalig meerwerk kan passend zijn na bijvoorbeeld een verhuizing of werkzaamheden in het gebouw. Keert hetzelfde probleem structureel terug, dan ligt aanpassing van het vaste programma meer voor de hand.
Signalen dat de frequentie of taakinhoud opnieuw moet worden beoordeeld zijn:
- vloeren zijn ruim vóór het volgende schoonmaakmoment zichtbaar vuil;
- de entree verliest structureel haar verzorgde uitstraling;
- afvalbakken of containerruimten raken regelmatig te vol of vervuild;
- bewoners melden herhaaldelijk dezelfde klachten;
- de entree en onderste verdiepingen vervuilen veel sneller dan de rest;
- seizoensinvloeden veroorzaken gedurende langere tijd extra werk;
- opgebouwde vervuiling kan niet meer met reguliere werkzaamheden worden verwijderd.
Opschalen hoeft niet te betekenen dat het volledige complex vaker wordt schoongemaakt. De VvE kan ook alleen de entree, lift, containerruimte of begane grond extra laten behandelen. Een indeling in gebruikszones voorkomt dat weinig gebruikte ruimten onnodig vaak worden meegenomen.
Zo legt u afspraken vast in een VvE-schoonmaakprogramma
Een controleerbaar schoonmaakprogramma vermeldt minimaal:
- welke ruimten binnen de opdracht vallen;
- welke taken per ruimte worden uitgevoerd;
- welke frequentie per taak is afgesproken;
- welke werkzaamheden periodiek of op afroep plaatsvinden;
- welke ruimten en werkzaamheden zijn uitgesloten;
- hoe bijzonderheden, obstakels en schade worden gemeld;
- hoe en wanneer de kwaliteit wordt gecontroleerd;
- wie namens de VvE het aanspreekpunt is.
Een omschrijving als “trappenhuis schoonmaken” is vaak te algemeen. Benoem afzonderlijk de traptreden, bordessen, leuningen, plinten, ramen en entreevloer. Dit maakt offertes beter vergelijkbaar en verkleint de kans op verschillende verwachtingen. Voor structureel schoonmaakonderhoud van gemeenschappelijke ruimten kan per taak en zone een passende planning worden afgesproken.
Controleer het resultaat vóór de volgende schoonmaakbeurt
Beoordeel het resultaat niet uitsluitend direct na de uitvoering. Controleer de ruimten ook kort vóór het volgende geplande schoonmaakmoment. Dan wordt zichtbaar of het afgesproken kwaliteitsniveau in de tussenliggende periode redelijk behouden blijft.
Gebruik vaste controlepunten, zoals zichtbare vervuiling op vloeren, vlekken op deuren, afval in hoeken, spinrag, de staat van de lift en de netheid van de containerruimte. Registreer terugkerende afwijkingen met datum en locatie. Daarmee ontstaat een concrete basis om taken of frequenties aan te passen.
Plan daarnaast periodiek een evaluatie met de uitvoerende partij. Bespreek klachten, seizoensinvloeden, veranderd gebruik en komende werkzaamheden. VvE-beheerders en organisaties met meerdere woongebouwen kunnen dit combineren met bredere afspraken over schoonmaak voor woningcorporaties en wooncomplexen.
Een passend schoonmaakschema voor uw VvE
Het antwoord op de vraag hoe vaak een VvE het trappenhuis moet schoonmaken, volgt dus uit de situatie in het gebouw en het gewenste resultaat. Breng per ruimte de taken, vervuilingsdruk en kwaliteitscriteria in kaart. Controleer vervolgens of het gekozen programma in de praktijk voldoende is en stel het bij wanneer dezelfde problemen terugkeren.
Wilt u het schoonmaakonderhoud van uw appartementencomplex professioneel laten uitvoeren? Bespreek uw gebouw, aandachtspunten en gewenste werkzaamheden en vraag een offerte voor de schoonmaak van uw appartementencomplex aan.