Overstappen van schoonmaakbedrijf: van opzegging tot de eerste kwaliteitscontrole

Overstappen van schoonmaakbedrijf zonder kwaliteitsverlies kan, mits u de wisseling als een overdrachtsproject behandelt. Controleer eerst de overeenkomst, leg opnieuw vast welke prestaties u verwacht en wijs één coördinator aan. Regel daarna tijdig de toegang, locatie-informatie, periodieke werkzaamheden en kwaliteitscontroles. Houd bovendien rekening met cao-verplichtingen en een mogelijke wettelijke overgang van onderneming.

In de periode tussen de gunning en de eerste werkdag kunnen belangrijke overdrachtsrisico’s ontstaan. Onduidelijke sleutellijsten, ontbrekende alarmprocedures of vergeten vloeronderhoud kunnen ook bij een goede offerte voor een rommelige start zorgen.

Wanneer is het tijd om van schoonmaakbedrijf te wisselen?

Niet iedere klacht rechtvaardigt direct een leverancierswissel. Bij een incidentele fout is bijsturen vaak minder belastend. Overstappen wordt logischer wanneer problemen structureel zijn en eerdere herstelafspraken geen aantoonbaar resultaat hebben opgeleverd.

Signalen om de samenwerking opnieuw te beoordelen zijn:

• afgesproken taken worden herhaaldelijk niet of onvolledig uitgevoerd;
• klachten keren terug nadat herstel is toegezegd;
• rapportages geven onvoldoende inzicht in de uitvoering;
• personeelsuitval leidt regelmatig tot onvoldoende vervanging;
• periodieke werkzaamheden worden niet gepland of geregistreerd;
• de leverancier reageert structureel te laat op meldingen;
• het contract en werkprogramma passen niet meer bij het gebruik van het gebouw.

Eerst herstellen of overstappen? Gebruik deze beslisboom

1. Is het probleem concreet en meetbaar? Zo nee, beschrijf eerst per ruimte, taak en frequentie wat er misgaat. Zonder objectieve afspraak is zowel bijsturen als overstappen lastig.
2. Wijkt de uitvoering af van het overeengekomen werkprogramma? Zo ja, spreek een herstelperiode af met controles en een einddatum. Zo nee, dan is mogelijk het werkprogramma zelf ontoereikend.
3. Heeft de huidige leverancier een realistisch verbeterplan uitgevoerd? Geef bij een geloofwaardig plan ruimte om bij te sturen. Start een nieuwe selectie wanneer afspraken herhaaldelijk niet worden nagekomen.
4. Loopt de overeenkomst binnenkort af of is beëindiging contractueel mogelijk? Bereid dan de marktverkenning voor. Laat bij twijfel over de beëindigingsvoorwaarden de overeenkomst beoordelen voordat u definitief opzegt.
5. Is de continuïteit op korte termijn in gevaar? Maak naast de structurele keuze een tijdelijke afspraak voor kritieke ruimten, sanitaire voorzieningen en afvalverwerking.

Stap 1: controleer de overeenkomst vóór de opzegging

Een schoonmaakbedrijf opzeggen begint met het lezen van de getekende overeenkomst en de bijbehorende voorwaarden. Ga niet uit van een algemene opzegtermijn: looptijd, verlenging en beëindigingsregels kunnen per contract verschillen.

Controleer in ieder geval:

• de start- en einddatum en eventuele automatische verlenging;
• de opzegtermijn en voorgeschreven wijze van opzeggen;
• mogelijkheden voor tussentijdse beëindiging;
• afspraken over hersteltermijnen, klachten en wanprestatie;
• eigendom van machines, dispensers, containers en voorraden;
• voorwaarden voor teruggave van sleutels, passen en documenten;
• openstaande periodieke werkzaamheden en de eindafrekening;
• eventuele bepalingen over contractwisseling en personeel.

Leg de verzenddatum, ontvangstbevestiging en beoogde einddatum van de opzegging schriftelijk vast. Stem de oude einddatum en nieuwe startdatum op elkaar af, zodat geen onbedoelde overlap of periode zonder schoonmaak ontstaat.

Stap 2: stel het gewenste werkprogramma opnieuw vast

Neem een verouderd werkprogramma niet automatisch over. De bezetting van een kantoor kan zijn veranderd, een VvE kan extra algemene ruimten hebben gekregen en een praktijk kan andere openingstijden hanteren. Inventariseer daarom opnieuw welke ruimten er zijn, hoe intensief ze worden gebruikt en welk resultaat nodig is.

Leg per ruimte minimaal de taken, frequentie, uitvoeringsmomenten en controlecriteria vast. Maak daarnaast een overzicht van periodieke taken, zoals glasbewassing, vloeronderhoud, dieptereiniging van sanitair en het reinigen van moeilijk bereikbare delen. Noteer wanneer deze voor het laatst zijn uitgevoerd en wanneer ze opnieuw gepland staan. Zo verdwijnen ze niet tussen twee leveranciers.

Voor kantoren biedt het artikel over een schoonmaakplan voor kantoor opstellen een verdere uitwerking van taken en frequenties. Vergelijk aanbiedingen vervolgens niet alleen op prijs, maar ook op uren, werkzaamheden, periodieken en rapportage. Gebruik daarvoor de aandachtspunten voor het vergelijken van schoonmaakoffertes.

Stap 3: selecteer de nieuwe leverancier vóór de overgang

Laat kandidaten de locatie bekijken. Een plattegrond en het aantal vierkante meters geven niet alle informatie over looproutes, vervuiling, materiaalkeuze, beveiliging en bereikbaarheid. Geef iedere kandidaat dezelfde uitgangspunten, zodat voorstellen vergelijkbaar zijn.

Maak vóór de gunning afspraken over:

• het werkprogramma en de periodieke planning;
• de bezetting, werktijden en vervanging bij uitval;
• het vaste aanspreekpunt en de escalatieroute;
• registratie van uitgevoerde werkzaamheden;
• melding, reactietijd en herstel van klachten;
• levering en beheer van middelen, materialen en sanitaire voorraden;
• de gewenste operationele controles tijdens de opstart.

Beschrijf kwaliteit zo concreet mogelijk. “Het sanitair is schoon” is minder bruikbaar dan afspraken over zichtbare vervuiling, afvalbakken, verbruiksartikelen en het herstelproces bij een afwijking.

Stap 4: start de beoordeling van personeelsregels op tijd

Bij een wisseling van schoonmaakbedrijf kunnen bepalingen over contractswisseling uit de cao Schoonmaak- en Glazenwassersbedrijf relevant zijn. Artikel 44 behandelt de contractswisseling, maar welke cao-versie juridisch van toepassing is, kan onder meer afhangen van werkgeverslidmaatschap, verwerking van de cao in arbeidsovereenkomsten en de status van een algemeenverbindendverklaring.

Laat de betrokken werkgevers daarom vaststellen welke cao-tekst op de concrete overgang van toepassing is. De informatie van de Raad voor Arbeidsverhoudingen Schoonmaak- en Glazenwassersbranche over contractswisseling biedt een eerste uitleg. Raadpleeg daarnaast de cao-informatie van Schoonmakend Nederland en controleer de toepasselijkheid en actuele status voor de geplande wisseldatum.

Wat gebeurt er met de huidige schoonmakers?

Ga er niet op voorhand van uit dat alle schoonmakers automatisch meegaan naar de nieuwe leverancier. De toepasselijke cao kan onder voorwaarden voorschrijven dat de verwervende werkgever werknemers op het object een arbeidsovereenkomst aanbiedt. De precieze voorwaarden en uitzonderingen moeten per overgang worden gecontroleerd.

Binnen de aanbiedingsprocedure van artikel 44 beslist een werknemer volgens de gecontroleerde cao-tekst binnen zeven werkdagen over het aanbod. Een werknemer kan het aanbod weigeren en blijft dan bij de oude werkgever in dienst. Dit beschrijft alleen de cao-procedure. Laat daarnaast beoordelen of sprake is van een wettelijke overgang van onderneming. Wanneer die wettelijke regeling van toepassing is, gaat zij volgens artikel 44 voor en kunnen andere rechtsgevolgen gelden.

De cao legt de personeelsuitwisseling en contractaanbiedingen primair bij de oude en nieuwe werkgever. De opdrachtgever neemt die werkgeversrol niet over en verwerkt alleen personeelsgegevens als daarvoor een eigen rechtmatig en noodzakelijk doel bestaat. Wel kan de opdrachtgever:

• beide leveranciers tijdig met elkaar in contact brengen;
• de objectgegevens en geplande startdatum eenduidig delen;
• vragen wie het cao-proces bewaakt;
• praktische locatie-, veiligheids- en toegangsregels beschikbaar stellen;
• bewaken dat onduidelijkheid over de personeelsprocedure de bezetting op de startdag niet verstoort.

Begin eerder dan vier weken voor de start

Het cao-traject kan al ruim voor de operationele overdracht moeten beginnen. In de gecontroleerde tekst van artikel 44 gelden onder meer de volgende termijnen, voor zover die cao-versie op de overgang van toepassing is:

• de oude werkgever informeert de werknemers in beginsel ten minste drie maanden voor de contractswisseling of nieuwe ingangsdatum;
• nadat bekend is wie de nieuwe werkgever wordt, verstrekt de oude werkgever de voorgeschreven gegevens binnen vijf werkdagen;
• de nieuwe werkgever brengt binnen vier weken na ontvangst van die gegevens een aanbod uit, maar uiterlijk tien werkdagen vóór de contractswisseling.

Laat de werkgevers deze termijnen controleren aan de hand van de cao-versie die daadwerkelijk op hen en de betrokken werknemers van toepassing is. De facilitaire overdracht en de arbeidsrechtelijke afhandeling zijn samenhangende, maar afzonderlijke processen.

Stap 5: maak één centrale overdrachtslijst

Verspreide e-mails leiden snel tot ontbrekende informatie. Werk daarom met één lijst, beheerd door één coördinator namens de opdrachtgever. Neem daarin de volgende onderdelen op:

• Locatie: actuele plattegronden, ruimten, openingstijden, drukke momenten en afgesloten zones.
• Toegang: sleutels, passen, alarmprocedure, toegangstijden, sleutelregistratie en procedure bij verlies.
• Veiligheid: huisregels, vluchtroutes, meldpunten, verboden ruimten en relevante locatiegebonden gevaren en maatregelen.
• Uitvoering: werkprogramma, frequenties, kwaliteitscriteria, laatste uitvoeringsdata van periodieken en bekende aandachtspunten.
• Materialen: eigendom en staat van machines, werkkasten, voorraad, doseersystemen en afvoer van middelen van de oude leverancier.
• Communicatie: contactpersonen, klachtenroute, rapportagevorm, responstijden en bevoegdheid om extra werk goed te keuren.

Het delen van locatiegebonden veiligheidsinformatie is noodzakelijke praktische samenwerking. De precieze verantwoordelijkheden hangen af van de locatie, aanwezige risico’s, contractuele afspraken en de rol van de opdrachtgever. De schoonmaakwerkgever behoudt zijn eigen verantwoordelijkheid voor instructie en veilig werken.

Controleer daarnaast of de nieuwe leverancier middelen en machines meeneemt of bestaande voorzieningen mag gebruiken. Leg ook vast wie de beginvoorraad aanvult. Zo voorkomt u dat het nieuwe team op de eerste werkdag niet over de benodigde voorzieningen beschikt.

Stap 6: verdeel de verantwoordelijkheden

De opdrachtgever bewaakt de samenhang, maar hoeft niet iedere overdrachtstaak zelf uit te voeren. Een praktische verdeling is:

• Opdrachtgever: contractdata, locatie-informatie, toegang, interne communicatie, gewenste kwaliteit en besluitvorming.
• Vertrekkende leverancier: afgesproken eindwerkzaamheden, inlevering van eigendommen, eigen materialen en de werkgeverszaken die bij de contractwisseling horen.
• Nieuwe leverancier: opstartplanning, bezetting, instructie, middelen, controle en herstel van opstartafwijkingen.

Plan één overdrachtsmoment met de relevante partijen, maar verwacht niet dat concurrenten samen een nieuw werkprogramma ontwerpen. De opdrachtgever bepaalt welke objectinformatie wordt gedeeld en controleert of praktische acties zijn afgerond.

Invulbare overdrachtschecklist met tijdlijn

Wijs eerst de interne overgangscoördinator aan: naam: __________. Noteer daarnaast de contracteigenaar: __________ en de operationeel verantwoordelijke op locatie: __________.

De operationele momenten in deze checklist zijn praktische richttijden. Leg ze contractueel vast als u er bindende afspraken van wilt maken. De cao-termijnen voor personeelsinformatie en contractaanbiedingen staan daarvan los.

Vóór de opzegging

• □ Overeenkomst, voorwaarden, looptijd en opzegregels gecontroleerd — verantwoordelijk: contracteigenaar — gereed: vóór het overstapbesluit.
• □ Klachten en eerdere herstelafspraken beoordeeld — verantwoordelijk: facility manager of locatiebeheerder — gereed: vóór het overstapbesluit.
• □ Gewenste einddatum en risico op overlap of onderbreking vastgesteld — verantwoordelijk: overgangscoördinator — gereed: vóór verzending van de opzegging.

Zodra de contractwisseling wordt voorbereid

• □ Betrokken werkgevers hebben vastgesteld welke cao-versie mogelijk van toepassing is — verantwoordelijk: oude en nieuwe werkgever — gereed: zo vroeg mogelijk.
• □ Beoordeeld of naast de cao mogelijk sprake is van overgang van onderneming — verantwoordelijk: betrokken werkgevers — gereed: vóór arbeidsrechtelijke besluiten worden genomen.
• □ Cao-termijnen voor informatie, gegevensuitwisseling en het eventuele aanbod ingepland — verantwoordelijk: betrokken werkgevers — gereed: volgens de toepasselijke cao.
• □ Opdrachtgever heeft vastgelegd wie het personeelsproces bewaakt, zonder de werkgeversrol over te nemen — verantwoordelijk: overgangscoördinator — gereed: vóór de definitieve overgangsplanning.

Tijdens de selectie

• □ Ruimtelijst, taken, frequenties en kwaliteitscriteria vastgesteld — verantwoordelijk: opdrachtgever — gereed: vóór de offerteaanvraag.
• □ Periodieke werkzaamheden en laatste uitvoeringsdata geïnventariseerd — verantwoordelijk: locatiebeheerder — gereed: vóór de locatieopname.
• □ Afspraken over bezetting, vervanging, klachten en rapportage vastgelegd — verantwoordelijk: contracteigenaar — gereed: vóór de gunning.

Vier weken vóór de start

• □ Toegang, alarm, veiligheidsinformatie en contactpersonen gedeeld — verantwoordelijk: locatiebeheerder — gereed: vóór instructie van het nieuwe team.
• □ Machines, werkkasten, materialen en beginvoorraad toegewezen — verantwoordelijk: nieuwe leverancier en locatiebeheerder — praktische richttijd: één week vóór de start.
• □ Operationele controlemomenten en registratiekanalen afgesproken — verantwoordelijk: opdrachtgever en nieuwe leverancier — gereed: vóór de start.

De laatste werkweek

• □ Sleutels en passen geteld, geregistreerd en getest — verantwoordelijk: beveiliging of locatiebeheerder — gereed: vóór de laatste werkdag.
• □ Openstaande periodieken en herstelpunten schriftelijk toegewezen — verantwoordelijk: overgangscoördinator — praktische richttijd: drie werkdagen vóór de start.
• □ Startrooster, aanspreekpunten en escalatienummers bevestigd — verantwoordelijk: nieuwe leverancier — praktische richttijd: twee werkdagen vóór de start.
• □ Gebruikers van het gebouw geïnformeerd over praktische veranderingen — verantwoordelijk: opdrachtgever — gereed: vóór de startdag.

De eerste werkdag

• □ Team krijgt toegang en kan alle toegewezen ruimten en voorzieningen vinden — verantwoordelijk: locatiebeheerder en voorman — controle: bij aanvang.
• □ Kritieke ruimten, sanitair, afval en verbruiksartikelen gecontroleerd — verantwoordelijk: operationeel aanspreekpunt — praktisch controlemoment: na de eerste dienst.
• □ Afwijkingen met verantwoordelijke en afgesproken hersteltermijn geregistreerd — verantwoordelijk: nieuwe leverancier — gereed: binnen de onderling afgesproken termijn.

De eerste 30 dagen

• □ Eerste opstartevaluatie van uitvoering, bezetting, klachten en toegang gehouden — verantwoordelijk: opdrachtgever en leiding van de leverancier — praktisch controlemoment: na ongeveer één week.
• □ Herstelpunten opnieuw gecontroleerd en afgesloten — verantwoordelijk: vast aanspreekpunt van de leverancier — gereed: binnen de afgesproken hersteltermijn.
• □ Kwaliteit per ruimtetype, periodieke planning en rapportage beoordeeld — verantwoordelijk: contracteigenaar — praktisch controlemoment: na ongeveer 30 dagen.
• □ Verbeteracties, verantwoordelijken en een volgende evaluatiedatum vastgelegd — verantwoordelijk: opdrachtgever en leverancier — gereed: tijdens de 30-dagenevaluatie.

Kwaliteit controleren zonder te micromanagen

Beoordeel op de eerste dag vooral of de randvoorwaarden werken: is het team compleet, zijn de ruimten toegankelijk, zijn materialen aanwezig en zijn de belangrijkste taken uitgevoerd? Verwacht niet dat iedere langdurige achterstand na één dienst is verdwenen. Registreer de beginsituatie apart, zodat oud achterstallig werk niet wordt verward met nieuwe uitvoeringsfouten.

Bij een eerste opstartevaluatie kunt u een representatieve selectie van sanitair, werkplekken, verkeersruimten en minder zichtbare zones controleren. Bespreek afwijkingen met voorbeelden, locatie en datum. Tijdens de 30-dagenevaluatie beoordeelt u of het afgesproken proces stabiel functioneert, bijvoorbeeld op het gebied van bezetting, herstel, rapportages en ingeplande periodieken.

De controle na één week en na 30 dagen zijn praktische projectadviezen en geen algemeen voorgeschreven termijnen. Kies andere momenten als die beter passen bij uw locatie en leg de afspraken vast.

Voorkom dat klachten uitsluitend mondeling worden gemeld. Spreek één registratiekanaal af en noteer per melding de ontvangstdatum, verantwoordelijke, hersteltermijn en terugkoppeling. Dat maakt kwaliteitsgesprekken feitelijker.

Veelgemaakte fouten tijdens een contractwisseling

• Opzeggen voordat de contractuele einddatum en nieuwe startdatum op elkaar zijn afgestemd.
• Een oude takenlijst kopiëren zonder het huidige gebruik van het gebouw te controleren.
• Alle aandacht richten op dagelijkse schoonmaak en periodiek onderhoud vergeten.
• Geen duidelijke eigenaar aanwijzen voor sleutels, passen en alarmprocedures.
• Te laat beginnen met de beoordeling van cao-verplichtingen.
• Aannemen dat schoonmakers altijd automatisch overgaan of uitsluitend met een cao-aanbod te maken hebben.
• De nieuwe leverancier afrekenen op achterstanden die niet bij de start zijn vastgelegd.
• Klachten verzamelen zonder hersteltermijn of verantwoordelijke.
• Operationele controlemomenten verwarren met bindende cao-termijnen.

Overweegt u over te stappen van schoonmaakbedrijf? Vraag dan een locatieopname en voorstel voor schoonmaakonderhoud aan bij Sterk Schoonmaak.